Miten kirjoitetaan tiedote

Tiedote on sellainen perusasiakirja, jonka kirjoittaminen kannattaa opetella. Tästä taidosta on varmasti hyötyä. Annan tiedotteen laatimiseen selkeät ja yksinkertaiset ohjeet.

Tiedotteen tavoite on välittää tietoa lukijalle. Tämä on usein ykköstavoite. Sen lisäksi tiedotteen tavoite voi olla se, että lukija saadaan toimimaan toivotulla tavalla.

Mieti siis ensin, onko tiedotteella yksi vai kaksi tavoitetta.

Tiedotteen rakennetta voi verrata kärjellään seisovaan kolmioon, jos tämä mielikuva auttaa. Tärkein asia kerrotaan ensin samaan tapaan kuin uutisessa. Jos osaat kirjoittaa uutisen, osaat kirjoittaa tiedotteenkin.

Tästä pääset lukemaan Helsingin Sanomien uutisia.

Missä tiedote julkaistaan?

Käsittelen tässä tiedotteita, jotka lähetetään esimerkiksi sähköpostilla oman työpaikan väelle (sisäiset tiedotteet), asiakkaille (ulkoiset tiedotteet) tai laajemmin kaikelle kansalle (mediatiedotteet).

Otsikkoon tärkein asia

Niin kuin monessa muussakin asiakirjassa, myös tiedotteessa tärkein kohta on otsikko. Se saa olla mahdollisimman informatiivinen. Huonoja otsikoita ovat Tiedote, Tärkeää asiaa!, Henkilöstöosasto tiedottaa, Muutoksia tulossa.

Otsikko kertoo tiedotettavasta asiasta oleellisen. Täsmällisiä otsikoita ovat muun muassa Lomarahat maksetaan kesäkuussa, Kahvila Pulla aloittaa yt-neuvottelut, Toimitusjohtaja on irtisanoutunut, Muista ilmoittaa ylityöt palkanlaskentaan.

Tiedot tärkeysjärjestykseen

Otsikon jälkeen tulee ingressi, mutta aina sitä ei käytetä. Alku joka tapauksessa täsmentää otsikkoa, ja alkuun on syytä sijoittaa tiedotteen ydinasia. Pyri kirjoittamaan mahdollisimman neutraalisti ilman ylisanoja. Tyylistä saa esimerkkejä, kun lukee vaikka Ylen uutisia.

Seuraavassa esimerkissä (alla) otsikossa on tärkein asia. Ingressi tarkentaa sisältöä. Aloituksessa kerrotaan syy, miksi risteilyjä on päätetty jatkaa. Tämän jälkeen teksti etenee tärkeysjärjestyksessä. Aivan lopussa kerrotaan vielä muistakin kuin Riian-risteilyistä. Tyyli säilyy asiallisena koko uutisen ajan, eikä teksti kuulosta markkinointikirjeeltä.

Esimerkki Kauppalehdestä (17.7.2020)

Tallink Silja jatkaa Riian-risteilyjä tammikuulle saakka

Silja Serenade risteilee koko loppuvuoden Helsingistä Latvian Riikaan.

Tallink Siljan uusi Helsinki-Riika-reitti osoittautui niin suosituksi suomalaisten matkailijoiden keskuudessa, että yhtiö on päättänyt jatkaa reittiä tammikuuhun 2021 saakka.

Tallink Siljan alus Silja Serenade risteilee koko loppuvuoden Helsingistä Latvian Riikaan kolmesti viikossa keskiviikkoisin, perjantaisin ja sunnuntaisin, sekä lisälähdöillä syyslomien aikana.

Syksyn ensimmäinen risteily on 30.8.2020 ja viimeinen lähtö Riiasta on 9.1.2021.

Kesällä risteilyjä Riikaan tehtiin yhteensä 32 kertaa. Reitillä ehtii kesäkaudella matkustaa noin 60 000 asiakasta.

Loppuvuodelle tehdyt Silja Serenaden matkavaraukset on mahdollista siirtää paikkatilanteen salliessa Helsinki-Riika-reitille. Tallink Siljan myyntipalvelu on asiakkaisiin yhteydessä.

Silja Symphony jatkaa tämän hetkisen suunnitelman mukaan omalla Helsinki-Tukholma-reitillään 17.8.2020 alkaen. Silja Serenadelle tehtyjä matkavarauksia on mahdollista siirtää paikkatilanteen salliessa myös Silja Symphonylle.

Tallink jatkaa Turku-Tallinna-reittiä perjantai-lähdöillä maaliskuuhun 2021.

Tarkat toimintaohjeet

Kun tiedotteen tavoite on saada vastaanottaja toimimaan, esitetään ohjeet mahdollisimman täsmällisesti. Jos tiedotetaan toimistolla liikkuvista varkaista, kerrotaan, miten omaisuus kannattaa suojata ja miten varkauksilta voi välttyä. Jos pyydetään ilmoittautumaan kevätretkelle, kerrotaan, kenelle ilmoittaudutaan ja mihin mennessä. Jos päiväkodissa on havaittu täitä, annetaan vanhemmille tarkat ohjeet, kuinka tutkia lapsen pää ja hoitaa täit pois. Tiedotteen loppuun kannattaa lisätä yhteystiedot, mistä saa lisätietoja, jos lukijalle jää avoimia kysymyksiä.

Selkeä ulkoasu vaikuttaa luettavuuteen. Kun asettelu on väljä, kappalejaot selkeitä ja tehokeinoja käytetty sopivasti, tiedotetta on mukava lukea. Maltti on valttia asettelussakin. Tiedote saa näyttää mieluummin asialliselta kuin liian täyteen ahdetulta koristeluineen, fontteineen ja kuvineen.

Myönteisestä asiasta on helpompaa tiedottaa kuin epämiellyttävästä. Ikävän asian pehmentäminen ja kiertely saavat vastaanottajassa aikaan ärtymystä, siksi epämieluisakin asia pitää kertoa suoraan ja kiertelemättä. Eikä saa unohtaa perusteluja.

Jos asiakkaille ilmoitetaan kanta-asiakasetujen loppumisesta, pitää selittää, miksi ratkaisuun on päädytty. Jos yrityksen pikkujoulut perutaan, on parasta olla hyvä syy valmiina. Jos jalkapalloharrastuksen kuukausimaksuja korotetaan tuntuvasti, asiallinen perustelu helpottaa korotuksen hyväksymistä.

Mediatiedote lähetetään silloin kun organisaatiolla on erityisen painavaa asiaa. Pitää pohtia, ylittääkö tiedote uutiskynnyksen ja onko aihe esimerkiksi yhteiskunnallisesti merkittävä. Toimitukset saavat päivittäin sähköposteihinsa todella runsaasti erilaisia tiedotteita. Löysästi ja huonosti kirjoitettuja tiedotteita ei juuri lueta. Riittävän tarkka ja kiinnostava otsikko saattaa herättää toimituksen kiinnostuksen ja päätyä julkaistavaksi. Toisaalta jos ei edes yritä lähestyä mediaa, ei tiedotetta saa julki.

Joka tapauksessa sama tiedotteen rakenne pätee mediatiedotteisiinkin. Usein tekstissä käytetään repliikkejä, jotka esittää toimitusjohtaja tai muu asiantuntija.

Kun laadit tiedotetta – sisäistä, ulkoista tai mediatiedotetta – asetu vastaanottajan asemaan. Kuinka paljon hän tietää etukäteen asiasta? Kerro mahdollisimman tarkasti, mistä on kyse. Kun sijoitat tärkeimmän asian alkuun, lukija saa tarvitsemansa tiedon heti.

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Google photo

Olet kommentoimassa Google -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s