Työpaja

Työpajassa ruodin aitoja tekstejä ja ehdotan niille muokkauksia.

Jos sinulla on mielessäsi jokin käsittelyä kaipaava teksti, voit vinkata siitä minulle tuijakaarina.metsaaho@gmail.com


Uutiskirjeiden tylsät otsikot

(Julkaistu 19.4.2021)

Tilaan paljon uutiskirjeitä. Vastaanottajana toivoisin, että jo sähköpostin otsikossa kerrottaisiin jotain sisällöstä.
Poimin tähän esimerkkejä uutiskirjeiden tylsistä otsikoista:

XXX viikolla 16/2021
Uutiskirje 8/2021
Uutiskirje 4/2021
Organisaatio X:n uutiskirje huhtikuu 2021
Ammatinharjoittajien jäsentiedote
ABCD – huhtikuun uutiskirje
Yritys X:n uutiskirje 2/2021

Näitä kaikkia yhdistää epämääräisyys. Sisällöstä ei voi otsikon perusteella päätellä mitään. Todennäköisesti lähettäjä on valinnut uutiskirjeen otsikon omien tarpeidensa perusteella. Uutiskirje on numeroitu kuukauden tai ilmestymiskertojen mukaan. Kuinka moni vastaanottajista edes muistaa, miten usein uutiskirje ilmestyy?

Otsikoinnissa pitää ajatella vastaanottajaa. Jotta uutiskirje avataan, sen sisällöstä kannattaa kertoa jotain jo otsikossa.

Tässä poimintoja kuvaavista otsikoista:

Museokorttisi voimassa enää 2 kuukautta – saat alennusta jatkokaudesta
7 harjoitusta omien vahvuuksien tunnistamiseen [TYÖKIRJA]
Haettavana uusia ASO-asuntoja Espoosta | Katso blogista vinkit etätöiden tekoon
Helsingin työväenopisto: Virtaa kevääseen verkkokursseilta
Työturvallisuuskeskuksen uutiskirje 4/2021 | Kansainvälinen työturvallisuuspäivä 28.4.
Huhtikuun jäsenetu: Ulla-Maija Forsberg – Stadin slangin etymologinen sanakirja

Sähköpostissa lähettäjä ja otsikko näkyvät usein samalla rivillä. Lähettäjän tietoja ei ole aina tarpeen toistaa otsikossa. Se on makuasia, kirjoittaako otsikon alkuun sanan ”Uutiskirje”. Joskus on paikallaan eritellä vastaanottajalle, mistä sähköpostista on kyse, ja silloin voi tarkentaa, että kyseessä on uutiskirje.


Täydellinen maksumuistutus

(Julkaistu 5.1.2021)

Olin unohtanut maksaa sähkölaskun. Sen eräpäivä oli 23.12., joten vetoan joulutohinaan, että se jäi maksamatta. Viikon päästä puhelimeen tuli tämä tekstiviesti:

Hyvä asiakkaamme! Huomasimme, että sähkölaskusi viitenumerolla xxxxxx on erääntynyt. Eräpäivä oli 23.12.2020, summa 34,55 euroa ja tilinumero FI22 1660 3001 1417 31. Jos maksat laskun heti, vältyt 5 euron muistutusmaksulta. Huomioithan, että eräpäivää ei voi enää siirtää. Mikäli olet jo maksanut laskun, tämä viesti on aiheeton. Maksamisesta ei tarvitse ilmoittaa meille. Mukavaa päivänjatkoa! Terveisin, Kotimaan Energia

Lyhyessä ja napakassa tekstiviestissä on kerrottu kaikki oleellinen tieto, eikä minulle jäänyt mitään kysyttävää.

Olin huomannut välipäivinä, että lasku on maksamatta ja hoitanut sen. Yllä on kerrottu sekin, pitääkö ilmoittaa, jos on ehtinyt maksaa laskun. Mikäli olet jo maksanut laskun, tämä viesti on aiheeton.

Jos olisin kokonaan unohtanut laskun, olisin voinut maksaa sen pelkästään tekstiviestin tiedoilla.

Jos en olisi pystynyt hoitamaan laskua pian, olisin osannut varautua muistutusmaksuun. Jos maksat laskun heti, vältyt 5 euron muistutusmaksulta.

Haluan nostaa työpajassa esille tämän Kotimaan Energian maksumuistutuksen, koska se on niin täydellinen. Siitä voi ottaa oppia, jos joutuu itse perimään saatavia. Äänensävy on ystävällinen ja asiakasta kunnioittava. Asiat on esitetty täsmällisesti. Viestin ymmärtää yhdellä lukukerralla.


Vältä markkinointijargonia, joka ei tarkoita yhtään mitään

(Julkaistu 12.8.2020)

Sähköpostiini saapui uutiskirje markkinointialan yritykseltä. Olen nyt lukenut tekstiä monta kertaa, mutta en ymmärrä sisältöä. Samantyyppisiä tekstejä tulee usein vastaan. On kovasti haluttu sanoa jotain ja laitettu koreita sanoja peräkkäin, mutta varsinainen sisältö jää hyvin ohueksi.

Uutiskirje alkaa näin:
Maailmaa ravistellut poikkeustilanne on koetellut lähes jokaisen toimialan yrityksiä ja luonut haasteita liiketoiminnan kannattavaan ylläpitämiseen erikoistilanteen aikana. Tilanteen vaikeudesta huolimatta olemme keksineet yhdessä asiakkaidemme kanssa uusia ideoita ja aluevaltauksia, joilla haastavista ajoista selviydytään entistä vahvempina. (Lihavoinnit minun.)

Puhutaan poikkeustilanteesta ja erikoistilanteesta samassa virkkeessä. Kaikki tietävät, millaisessa tilanteessa elämme, eikä sitä tarvitse liikaa korostaa. Onneksi on sentään keksitty uusia ideoita ja aluevaltauksia. Mutta ei kerrota, mitä ne ovat.

Kirje jatkuu:
Koska kysyntä ja asiakkaan ostopolku on siirtynyt entistä vahvempana verkkoon, yrityksen liiketoiminnan ja palveluprosessien digitalisointi on nyt kenties tärkeämpää kuin koskaan. Haasteelliset olot ovat tuoneet mukanaan myös paljon hyvää: asiakaspalvelu-, myynti- ja markkinointiprosessien uudelleenjärjestely on tuonut monille yrityksille merkittävää kilpailuetua.

Olen yhtenä kysymysmerkkinä? Asiakkaan ostopolku on siirtynyt entistä vahvempana verkkoon. Juu. Haasteelliset olot ovat tuoneet mukanaan myös paljon hyvää, kun uudelleenjärjestely on tuonut kilpailuetua. Jaaha. Voisiko tämän sanoa yksinkertaisemmin? Nyt pitää mennä tekstiä eestaas, että ymmärtää.

Muotoiluehdotus edelliseen lainaukseen:
Koska kysyntä on siirtynyt entistä enemmän verkkoon, toimiva verkkoasiointi on erittäin tärkeää. Monet yritykset ovat hyötyneet merkittävästi siitä, että niiden verkkokaupassa on vaivatonta asioida.

Kirje jatkuu:
Markkinointi X yhdessä Marketing Y:n ja Markkina B:n kanssa muodostavat vahvan markkinointipalveluiden kokonaisuuden, jonka myötä palvelutarjontamme on aiempaa laajempi ja näin ollen pystymme entistä paremmin palvelemaan asiakkaitamme myös haastavissa olosuhteissa.

Edellä oleva virke on kieliopillisestikin virheellinen. Sana vahva esiintyy kolmannen kerran. Myös haastavat olot mainitaan kolmatta kertaa.

Jatkuu:
Huolimatta poikkeuksellisista olosuhteista, tiiviillä yhteistyöllä selvisimme kuluneesta keväästä yhtiönä onneksi ilman henkilöstömme lomautuksia. Tästä on hyvä jatkaa yhdessä!

Poikkeusoloihin viitataan kuudetta kertaa! Tuli jo selväksi.

Jatkuu:
Hae meille töihin ja kasva kanssamme! Edessä siintävä syksy tuo mukanaan uusia jännittäviä aikoja, joita emme millään malttaisi odottaa!

Tässä kohtaa lukija kavahtaa. Jännittävät ovat ajat kyllä, mutta kuinka moni niitä odottaa? Moni odottaa kauhunsekaisesti koronan toista aaltoa ja saattaa tulkita jännät ajat lähinnä pilkaksi.

Jatkuu:
Kolmen yhtiön voimin kiihdytämme vauhtiamme kasvaa Pohjoismaiden johtavaksi digitaalisten markkinointiratkaisujen yhtiöksi, jonka myötä etsimme joukkoomme jälleen lisää osaajia.

Nyt on taas käsittämätön lauserakenne. Se on hienoa, että tällä yrityksellä menee hyvin ja että se hakee lisää työntekijöitä. Kirjoittajan vauhti on kiihtynyt myös.

Jatkuu:
Tarjoamme mahdollisuuden päästä rakentamaan uraa mielenkiintoisen toimialan ja monipuolisen markkinointikonsernin leivissä.

Tässä vaiheessa minulle ei ole vieläkään ihan selvinnyt, mitä tämä kyseinen yritys tekee. Tekstin lopussa on eritelty avoimia työpaikkoja ja titteleitä, mikä vähän selventää toimialaa.

Tämmöisiä uutiskirjeitä kun tupsahtaa sähköpostiin, ne voi äkkiä silmäillä läpi, mutta yhtään mitään ei jää mieleen.

Kaivataan konkretiaa. Uutiskirjeessä liikutaan abstraktilla tasolla, eikä kerrota käytännönläheisesti ja selkeästi, mitä esimerkiksi tarkoittaa myynti- ja markkinointiprosessin uudelleenjärjestely.

Jos tätä sanahelinää ravistelisi ja avaisi tarkemmin lukijalle, sisältö olisi ymmärrettävää.

Toistoa tässä on aivan liikaa. Jokainen tietää, missä tilanteessa elämme. Sitä ei tarvitse sanoa kuutta kertaa. Lempiadjektiivi on vahva, joka esiintyy neljästi. Sanoille voi etsiä synonyymejä tai korvata ne muilla ihan vaihtelunkin takia.

Kun tämä yritys nyt kertoo omasta kasvustaan ja etsii uusia työntekijöitä hoitamaan markkinointia ja myyntiä, en ole ihan vakuuttunut heidän osaamisestaan ainakaan tämän uutiskirjeen perusteella.


Piharemontista mahdollisimman havainnollisesti

(julkaistu 31.7.2020)

Vuokrayhtiö teetti piharemontin yhdessä kohteessaan. Kun remontti oli saatu päätökseen, yhtiö tiedotti asiasta verkkosivuillaan näin:

Päiväkummussa (nimi muutettu) sijaitsevan Perhostie 3:n (osoite muutettu) piharemontti on valmistunut. Remontissa on pistetty kuntoon asioita sekä maan alla että maan päällä. Asukkaat saavat nyt nauttia niin lapsille kuin aikuisillekin mukavasta ja rauhallisesta pihaympäristöstä. Näet kuvan isompana klikkaamalla kuvaa.

Tekstin alla on neljä kuvaa uudistuneesta pihasta. Niistä voi päätellä, mitä pihalle on tehty.

Mitä lukija jää kaipaamaan? Remontin yhteydessä olisi erittäin kiinnostavaa nähdä ennen ja jälkeen -kuvia. Millainen piha oli ennen remonttia? Mitä kaikkea on muutettu?

Minä olisin halunnut tietää tästä Päiväkummun kohteesta taustoja. Miksi juuri tähän kohteeseen teetettiin piharemontti? Kysyttiinkö asukkailta toiveita? Kuinka paljon kaikki maksoi? Kuka toteutti piharemontin? Kauan se kesti?

Asukkaiden ääntä voisi tuoda myös tiedotteeseen. Mitä mieltä he olivat lopputuloksesta? Mikä on lasten suosikki? Entä aikuisten?

Kun tekstissä sanotaan, että remontissa on pistetty kuntoon asioita sekä maan alla että maan päällä, mitä siellä maan alla on tehty?

Minusta tässä olisi kannattanut tarkemmin eritellä, millaisia parannuksia pihalle saatiin remontin myötä. Oiva tapa lisätä tämän kohteen kiinnostusta ja kuvata, miten yhtiö ylipäätään pitää kohteistaan huolta.

Olisin lisännyt kuvien yhteyteen kuvatekstit, joissa kuvataan tehtyjä muutoksia.


Millainen on hyvä vuokra-asunnon myynti-ilmoitus?

(julkaistu 21.6.2020)

Eräässä kotiin jaettavassa lehdessä oli seuraava asuntoilmoitus:

Vuokralle tarjotaan
Tarjotaan vuokralle rauhallinen, neljännen kerroksen asunto Töölöntorin kulmilta. Soveltuu erinomaisesti pariskunnalle. Loistavat kulkuyhteydet, kaikki palvelut vieressä. Hienot ulkoilumaastot meren rannassa, Töölönlahdella tai Keskuspuistossa. Vapaa 1.6. alkaen. Lisätiedot: Maija 040 123 456.

Maija saa ihan varmasti paljon yhteydenottoja, koska asunnon sijainti Helsingin Töölössä houkuttelee vuokralaisia. Tällaisen asunnon kohdalla myyntivaltiksi riittää pelkästään se, että se on Töölössä. Sen enempää ei tarvitse miljöötä maalailla, koska niin moni haluaa asua tuolla seudulla. Tässä ilmoituksessa on kuitenkin korostettu loistavia kulkuyhteyksiä ja hyviä ulkoilumaastoja meren rannassa, Töölönlahdella tai Keskuspuistossa.

Sen sijaan monta oleellista asiaa uupuu ilmoituksesta. Minkä kokoinen asunto on? Kuinka pitkä on vuokra-aika? Ja ennen kaikkea se tärkein: mikä on vuokra? Miksi niin usein näissä asuntoilmoituksissa ei kerrota, mitä asunto maksaa kuukaudessa? Se kiinnostaa vuokralaista kaikkein eniten.

Kun laatii asuntoilmoitusta vuokrattavasta huoneistosta, pitää miettiä vuokralaista ja vähän itseäänkin. Millaista tietoa vuokralainen tarvitsee? Nyt Maija joutuu vastaamaan todella monelle soittajalle samoihin kysymyksiin. Vaivaa olisi säästynyt, jos olisi asettunut vuokralaisen asemaan.

Jos muokkaan ilmoitusta, se voisi kuulua näinkin:

Vuokralle tarjotaan
Tarjotaan vuokralle pieni kaksio (42 m2) Töölöntorin kulmilta. Asunto sijaitsee rauhallisessa talossa, neljännessä kerroksessa (ei hissiä). Keittokomero pintaremontoitu, lautalattia, makuuhuoneessa säilytystilaa. Vuokra 900 euroa. Vapaa 1.6. alkaen. Lisätiedot: Maija 040 123 456.

Nyt ilmoituksessa on kuvattu enemmän asunnon ominaisuuksia, mikä vähentää niin sanottuja turhia soittoja. Kenenkään ei tarvitse soittaa kysyäkseen vuokraa. Liikuntarajoitteiselle asunto ei sovellu.

Voi tietysti olla niinkin, että asunnon alkuperäisessä ilmoituksessa haluttiin korostaa hyvää sijaintia ja peittää asunnon jotkin toiset ominaisuudet. Mene ja tiedä. Kuukausivuokra pitää silti mainita.


Pitkät määriteketjut tekevät tekstistä raskasta luettavaa

(julkaistu 21.6.2020)

Erityisesti uutisissa – sekä lehdissä että televisiossa ja radiossa – on tapana tiivistää otsikkoon oleellinen asia käyttämällä määriteketjuja.

Viestintätoimisto Tekir antoi konsultointia Katri Kulmunin Instagram-kohussa arvostelua herättäneen al-Hol-kyselyn jälkeen, valtiovarainministeriö maksoi laskun
(HS 18.6.2020, digilehti)

Yllä olevasta otsikosta poimin tarkasteluun kursivoidun kohdan:

Viestintätoimisto Tekir antoi konsultointia Katri Kulmunin Instagram-kohussa arvostelua herättäneen al-Hol-kyselyn jälkeen, valtiovarainministeriö maksoi laskun

Pääsana kursivoidussa kohdassa yllä on kysely. Sen edessä on peräti seitsemän määrettä.

al-Hol-kysely
arvostelua herättänyt al-Hol-kysely
Instagram-kohussa arvostelua herättänyt al-Hol-kysely
Katri Kulmunin Instagram-kohussa arvostelua herättänyt al-Hol-kysely

Ja kun yllä mainittu ketju vielä muutetaan genetiiviin, siitä tuli entistäkin raskaampi.

Katri Kulmunin Instagram-kohussa arvostelua herättäneen al-Hol-kyselyn

Entä jos tämän purkaisi helpommin luettavaksi? Silloin tarvitaan avuksi sivulauseita.

Viestintätoimisto Tekir antoi konsultointia Katri Kulmunille sen jälkeen, kun hän oli laittanut Instagramiin al-Hol-kyselyn, josta nousi kohu. Valtiovarainministeriö maksoi laskun

Teksti piteni hiukan, ja lisäsin siihen myös pisteen. Selkeämpi siitä tuli näin, mutta en tiedä, voiko sitä käyttää uutisten otsikoissa.