Sähköposti ujuttautui puolihuomaamattomasti yhdeksi tärkeimmistä työelämän viestintäkanavista. Tätä taustaa vasten hämmästelen, miten vähän sähköpostiviestinnästä puhutaan työpaikoilla tai miten harvoin siitä annetaan koulutusta. Oletetaan, että kaikki osaavat kirjoittaa sähköpostiviestejä.
Tähän tarpeeseen olen kirjoittanut helppolukuisen sähköpostiviestinnän oppaan, jossa kerron toimivia käytäntöjä, miten viesteistä saa kohteliaita ja ystävällisiä.
Välillä unohdamme, että sähköpostissakin ollaan tekemisissä ihmisten kanssa. Ihminen viestii ihmiselle. On epäkohteliasta kirjoittaa viestejä liian suoraan tai tiuskia, jos asiat eivät etene niin kuin olettaa. Etätöiden aikana kirjoitustaidot ovat korostuneet. Viesteihin pitää sisällyttää enemmän lempeyttä ja lämpöä.
Eikä kukaan lämpimikseen kirjoita.
Kun muotoilee asiansa ystävällisesti, viesti menee paremmin perille ja asiat hoituvat.
Sähköpostia suojaa kirjesalaisuus. Käytännössä jokainen voi huseerata millaisia viestejä haluaa, koska niitä eivät muut pääse lukemaan. Haluan työpaikoille enemmän keskusteluja siitä, miten sähköpostissa viestitään.
Sähköpostiviestintä mielletään henkilökohtaiseksi asiaksi, johon ei ole oikein soveliasta puuttua. Sähköpostin osoite on henkilökohtainen, eivätkä muut näe toisten viestejä. Harvemmin kysytään neuvoa kollegoilta, miten viesti pitäisi muotoilla. Kiire ajaa lisäksi siihen, että viestit lähetetään viimeistelemättä ja miettimättä eteenpäin.
Tässä on minusta iso riski mennä harhaan ja viestiä huonosti.
Anja Alasilta penäsi yhteisiä ohjeita sähköpostiviestinnästä jo yli kymmenen vuotta sitten kirjassaan Meili meitä pyörittää. Olen itse käyttänyt sähköpostia vuosikymmeniä, mutta en ole missään törmännyt yhteisiin ohjeisiin. Joko nyt olisi niiden aika?
Helppolukuinen perusteos sähköpostiviestinnästä
Kirjasta saat lukuisia käytännön vinkkejä, miten sähköpostissa on sopivaa käyttäytyä ja miten muotoilla ystävällisiä viestejä. Kirjan alkuosa painottuu kohteliaan kielen esittelyyn. Keskivaiheilla pureudutaan sähköpostiviestin kirjoittamiseen. Ja aivan lopussa on seikkaperäiset ohjeet, miten työpaikalle voi luoda yhtenäisen ohjeistuksen sähköpostin käytöstä.
Mukana on runsaasti esimerkkejä, jotka herättelevät miettimään, miten monin eri tavoin asioita voi esittää. Seassa on myös pidempiä kirjoituksia kielestä, joiden on tarkoitus antaa ajattelemisen aihetta.
Rohkaisen ja kannustan soveltamaan neuvoja ja vinkkejä. Me viestijät olemme erilaisia ja työpaikkojen kulttuuri on erilainen. Kaikki ei käy kaikille, vaikka tavoite olisikin yhteinen.
Teosta varten olen tutustunut lukuisiin lähteisiin. Jos ja kun haluat lisätietoa, ohjaan sinut lukemaan lähteitä, jotka on listattu kirjan loppuun.
Toivon, että opasta luetaan työpaikoilla yksin ja yhdessä. Toivon, että se herättää ajatuksia. Ja tietysti toivon, että sähköpostiviestintä paranee!
Saatavilla sekä painettuna kirjana (18,90) että e-kirjana.
Elämänpuu-blogi 