Vaikka olen kielen ammattilainen, tekstiä ei aina synny tuosta vaan. Vuosien myötä olen oppinut kuitenkin keinoja, jotka auttavat kirjoittamisessa.
Oikaisen ensin muutamia harhaluuloja kirjoittamisesta.
Yleinen harhaluulo on, että teksti syntyy KERRALLA pelkällä tahdonvoimalla, kun vain ryhtyy kirjoittamaan. Ei ihme, että moni luovuttaa ja ajattelee, että kirjoittaminen ei ole minun juttuni.
Toinen harhaluulo on, että yritetään heti kirjoittaa liian valmista. Ei anneta ajatusten lentää, vaan puristetaan tekstiä tiukan seulan läpi. Pysähdytään miettimään oikeinkirjoitusta, pilkkusääntöjä, isoja ja pieniä kirjaimia. Toisin sanoen takerrutaan pikkuseikkoihin jo alkuvaiheessa. Ei nähdä metsää puilta.
Kolmas harhaluulo on, että kirjoittamista pidetään oheistuotteena, joka syntyy kuin itsestään. Sille ei varata riittävästi aikaa. Kuvitellaan että tekstiä voi tuottaa kaikkien muiden toimien ohessa.
Neljäs harhaluulo liittyy omiin kykyihin. Rima asetetaan liian korkealle. Lopputulokselta odotetaan samaa tasoa kuin ammattikirjoittajilla.
Kirjoittaminen on monen mielestä epämiellyttävää juuri edellä mainituista syistä. Kun pitäisi kirjoittaa, keksitään kaikenlaisia sijaistoimintoja ja ryhdytään semmoiseenkin puuhaan, mitä yleensä inhotaan. Tiskataan astioita, pestään pyykkiä, imuroidaan talo, järjestetään vaatteita, siivotaan työpöytä. Kunhan ei tarvitse kirjoittaa. Jos yhtään lohduttaa, niin sijaistoiminnot ovat monen ammattikirjoittajankin helmasynti.
Tadaa! Ilouutinen. Kirjoittamistuskaan on tarjolla helpotusta.
Kirjoittamista kannattaa ajatella prosessina, jossa on monta eri vaihetta. Kun urakan pilkkoo palasiin, se ei tunnu niin työläältä. Ensin pitää aloittaa ja suunnitella, sitten luonnostella tekstiä ja lopuksi viimeistellä. Välillä kannattaa pyytää palautetta.
Tärkeää on myös varata kalenterista aikaa kirjoittamiseen.
Kun käy huolellisesti kaikki vaiheet läpi, alkaa huomata kehitystä. Alkuun pääseminen helpottuu. Tärkeää on myös varata kalenterista aikaa kirjoittamiseen. Kirjoittaminen on työtä siinä missä kokouksissa istuminenkin.
Kun tietää, että kerralla ei tarvitse tulla valmista, matkaa on mukavampi tehdä. Sitä paitsi huolellisesti kirjoitetut työelämän tekstit tuottavat enemmän tulosta kuin kiireessä hutaistut kirjoitukset. Niiden jälkiä saa olla koko ajan siivoamassa.
Vaihe 1. Aloita
Kun tiedät, että saat kirjoittaa jonkin tekstin (Huom. Ei niin, että JOUDUT kirjoittamaan.), aloita.
Milloin tekstin pitää olla valmis? Merkitse kalenteriin deadline. Sen jälkeen varaa kirjoitusaikaa ainakin tunnin pätkiä kerrallaan. Mieluiten useampia pätkiä, jolloin ei ole muita häiriöitä.
Nyt on luotu kirjoitustehtävälle raamit.
Vaihe 2. Suunnittele
Heti alkuun on syytä miettiä, mitä kirjoitat. Teetkö tarjouksen, kutsun, sisäisen tiedotteen, intranettekstin vai jonkin muun? Kenelle teksti on tarkoitettu? Asiakkaille, henkilökunnalle vai joillekin muille? Entä mikä on tekstin tavoite? Kaupanteko, viihdyttäminen, vaikuttaminen, tiedottaminen vai jokin muu? Milloin teksti julkaistaan ja missä? Tunteeko asiakas jo tarjottavat tuotteet tai palvelut, tuleeko kutsu yllätyksenä, onko tiedotettava asia uutta? Lähetetäänkö teksti sähköpostitse tai kirjeenä, meneekö se nettisivuille?
Suunnitteluvaihe eli varsinaisen kirjoittamisen aloittaminen voi olla koko prosessin mukavin ja helpoin vaihe.
Suunnitteluvaihe eli varsinaisen kirjoittamisen aloittaminen voi olla koko prosessin mukavin ja helpoin vaihe. Kriitikko pään sisällä kannattaa vaientaa ja keskittyä vain ideoimaan. Mikä on sinun tapasi suunnitella? Voit kokeilla, miltä tuntuu tehdä alustava suunnitelma käsin. Ihan leppoisasti voit kirjoittaa paperille, mitä haluat sanoa. Jos haluat, voit myös piirtää ja käyttää eri värejä. Tai vastaavasti voit avata tiedoston ja näppäillä sinne vaikka ranskalaisin viivoin pääkohtia. Ihan yhtä hyvä tapa on ideoida tekstiä pelkästään päässä. Minä lähden usein kävelylle ja pohdin alustavasti, minkälaista tekstiä olen tekemässä. Tärkeintä on löytää itselleen luonteva tapa saada kirjoittaminen alkuun.
Sitten muutama sananen kohderyhmästä. Kenelle teksti on tarkoitettu?
Työpaikan sisäisten tekstien etuna on se, että yleensä vastaanottaja on tiedossa: oman osaston porukka, työkaveri yläkerrasta, pääkonttorin väki, kaikki työntekijät. Vastaanottajan voi kuvitella silmiensä eteen. Silloin yleensä tietää, millä tyylillä on sopivaa kirjoittaa.
Jos vastaanottaja on tuttu asiakas tai muu ulkopuolinen, sävy ja tyyli ovat automaattisesti hivenen kohteliaampia kuin omalle väelle kirjoitettaessa.
Kohderyhmän ja tekstin tavoitteen mukaan valitaan myös sopiva tyyli ja sävy. Lukija pitää nostaa kirjoittamisessa ykköseksi. Liian usein lähettäjä miettii kirjoitusta omista tarpeistaan.
Lue lisää kohderyhmästä ja lataa tästä itsellesi pieni opas. Kohderyhmä opas
Vaihe 3. Luonnostele
Suunnittelu- ja luonnosteluvaihe menevät osittain päällekkäin. Luonnostellessa sisältö alkaa hiukan hahmottua ja on hyvä kirjoittaa päässä pyöriviä asioita ylös. Rakenteen ei tarvitse vielä olla valmis, riittää että mietit, mitä haluat sanoa.
Kun olet käynyt läpi kysymykset mitä, kenelle, miksi, missä ja milloin, pääset jo eteenpäin.
Tässäkin vaiheessa kannattaa vain kirjoittaa ilman mitään kriittistä yliminää. Jos otsikkoa ei tule, sen paikalle voi kirjoittaa ”Otsikko” ja jatkaa eteenpäin. Tämä tekstin raakaversio saa näyttää keskeneräiseltä.
Tekstiin ei tarvitse kiintyä vielä liikaa, ja sen voi mielellään unohtaa hetkeksi. Yön yli nukkuminen on hyvä asia. Aamulla tuotoksen näkee uusin silmin ja sitä on helpompi alkaa muokata.
Vähitellen toivottu muoto alkaa löytyä, mutta vieläkään ei tarvitse kiinnittää liikaa huomiota yksityiskohtiin. Jos et muista jonkin sanan oikeinkirjoitusta, sen ehtii tarkistaa myöhemminkin. Tärkeintä on saada sanottua se, mitä haluaa.
Tekstin rakenne on selkeä. Siinä on otsikko, aloitus, keskikohta ja loppu.
Otsikon on tarkoitus olla riittävän täsmällinen ja kuvaava, jotta lukija haluaa lukea koko tekstin. Otsikkoa ei tarvitse välttämättä kirjoittaa ensin, vaan sen voi lisätä vasta viimeistelyvaiheessa. Toisaalta otsikko auttaa myös kirjoittajaa jäsentämään, mikä on tekstin ydin. Otsikkovaihtoehtoja voi kirjata ylös tekstin kirjoittamisen aikana.
Hyvä alku on houkutteleva ja johdattaa lukijan tekstiin.
Heti otsikon jälkeen tekstin tärkein kohta on aloitus. Jos alku on puisevasti kirjoitettu, lukija jättää tekstin sikseen eikä lue pidemmälle. Otsikkoa ja aloitusta voi ajatella myös parina. Ne ovat tekstin tärkeimmät osat, ja niistä riippuu, lukeeko vastaanottaja tekstiä eteenpäin. Hyvä alku on houkutteleva ja johdattaa lukijan tekstiin.
Keskikohdassa on tekstin sanoma. Jos mahdollista, yksi asia tulee yhteen kappaleeseen. Pitkässä tekstissä kannattaa suosia väliotsikoita.
Loppua on turha yrittää pitkittää, jos ei ole enää mitään lisättävää. Kun asia on sanottu, loppuun tulee piste.
Vaihe 4. Pyydä palautetta
Palaute parantaa tekstiä.
Jotta pystyisimme kehittymään kirjoittajina, täytyy omista teksteistään saada palautetta. Yleensä palautetta annetaan vasta siinä vaiheessa, kun teksti on valmis eikä sitä voi enää korjata. Kannattaakin kiikuttaa kirjoitus jollekin luettavaksi jo luonnosteluvaiheessa. Silloin siihen on helppo tehdä muutoksia, koska kirjoittaja ei ole vielä liian kiintynyt tuotokseensa ja aikaa määräpäivään on jäljellä. Palautekierrokselle pitää tietysti varata myös aikaa.
Palautteen pyytäjä voi eritellä, mistä haluaa palautetta. Hän voi kysyä, onko tyyli sopiva, onko asia esitetty tarpeeksi lyhyesti tai onko mukana vaikeita lauserakenteita. Näin palautteen antajan on helpompi keskittyä tekstiin.
Kirjoittajalle on hyvä antaa konkreettisia vinkkejä, kuinka tekstiä voisi parantaa. Jos tyyli on liian arkinen, voi näyttää kohdat, joissa se ilmenee. Ehkäpä vastaanottajaa on puhuteltu liian tuttavallisesti tai sanavalinnat ovat puhekielisiä. Jos taas tekstiä olisi hyvä lyhentää, silloinkin on syytä osoittaa kohdat, mistä voisi tiivistää. Ja vaikeat lauserakenteet on myös hyvä osoittaa kirjoittajalle.
Ei siis tarvitse suuttua korjausehdotuksista.
Palautteen antajan on muistettava olla kohtelias, kun korjailee toisen tekstiä. Kysehän on mielipiteestä, ja joku toinen saattaa olla korjauksista eri mieltä. Vastaavasti myös palautteen pyytäjän on muistettava, että toinen arvioi vain tekstiä eikä omaa persoonaa. Ei siis tarvitse suuttua korjausehdotuksista.
Alkuperäinen kirjoittaja on vastuussa tekstistään, ja hän saa itse päättää, mitkä korjausehdotukset huomioi ja mitkä jättää käyttämättä.
Joskus palautetta on hyvä hakea täysin ulkopuoliselta henkilöltä, joka ei tunne käsiteltävää asiaa lainkaan. Silloin häneltä voi saada loistavia kommentteja siitä, miten teksti toimii. Ulkopuoliset silmät lukevat tekstiä toisin kuin asiaan perehtyneet henkilöt.
Henkilökohtainen ohjaaminen on hyvä keino käydä läpi kirjoittajan tapaa tuottaa tekstejä.
Monet työelämän tekstejä kirjoittavat haluavat nimenomaan yksilöllistä palautetta omista teksteistään eivätkä yhteistä koulutustilaisuutta, jossa ruoditaan tekstejä yleisesti. Henkilökohtainen ohjaaminen on hyvä keino käydä läpi kirjoittajan tapaa tuottaa tekstejä. Muokkaaminen on usein työlästä ja omien virheiden tunnistaminen joskus jopa mahdotonta. Mutta kun joku toinen osoittaa tekstistä kehityskohtia, kirjoittaja oivaltaa, mitä voi vielä hioa.
Yksi tapa antaa palautetta on käyttää niin sanottua hampurilaismallia. Siinä kerrotaan ensin hyviä asioita, sitten otetaan esiin korjattavat kohdat ja lopuksi vielä palataan hyviin puoliin. Pihvi eli korjattavat kohdat on siis topattu myönteisillä asioilla eli sämpylällä.
Vaihe 5. Viimeistele
Ja viimeisenä, mutta ei suinkaan vähäisimpänä, on viimeistelyvaihe. Nyt katsotaan, että otsikointi on osuvaa, oikeinkirjoitus on kunnossa ja pilkut paikallaan.
Joskus tekstin hiominen voi mennä liiallisuuksiinkin, eikä millään malta päästää tekstiä käsistään. Silloin ei auta muu kuin irrottaa ote ja laskea teksti eteenpäin. Loputon hinkkaaminen voi nimittäin tehdä hallaa kirjoitukselle, ja laatukin kärsii.
Jäikö virheitä?
Virheiden tekeminen on inhimillistä ja niitä sattuu kaikille. Jos tekstiin kaikesta huolimatta jäi jokin virhe, yritä korjata se parhaalla mahdollisella tavalla. Äläkä säti itseäsi vaan suhtaudu kömmähdykseen lempeästi.
Elämänpuu-blogi 