Viestinnässä puhutaan paljon äänensävystä, josta käytetään myös englanninkielistä nimitystä tone of voice. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, millainen kuva viestin kautta organisaatiosta muodostuu. Onko se tyly, kohtelias, mukava, kielteinen vai kenties jotain muuta?
Olen sitä mieltä, että läheskään kaikissa organisaatioissa ajatukselle ei uhrata hetkeäkään, vaan jokainen saa viestiä ja kirjoittaa juuri omalla tavallaan, kunhan ei aiheuta mitään isompaa sotkua.
Äänensävy on niin tärkeä asia, että sitä olisi syytä miettiä enemmänkin. Viestintäkanavat lisääntyvät hurjaa vauhtia, eikä loppua näy. Käytetäänkö niissä kaikissa samaa äänensävyä? Entä miten valita oikea äänensävy?
Rento, asiallinen, ystävällinen
Äänensävy liitetään brändin rakentamiseen, mikä on perusteltua. Huippuunsa rakennetusta brändistä jää jotain uupumaan, jos ei mietitä sille myös äänensävyä. Silloin on helpompi viestiä eri kanavissa, kun sävy on määritetty. Eri asia on, kuinka helppoa on sopia yhtenäisestä sävystä ja noudattaa sitä erilaisissa tilanteissa. Jos äänensävy on rento tai tai asiallinen tai ystävällinen, miten se ilmenee viesteissä?
Rento ääni voisi sisältää puhekielenomaisia sanoja ja jopa puhekielisiä persoonapronomineja, kuten mä- ja sä-muotoja. Sinuttelu kuuluu ainakin rentoon tyyliin.
Asiallinen tyyli sisältää huolellista yleiskieltä, ja sellaiseen olemme tottuneet esimerkiksi asioidessamme viranomaisten kanssa.
Vaikka tyyli olisi rento tai asiallinen, se on silti mielellään myös ystävällistä. Ystävällisessä tyylissä on muun muassa kauniisti esitettyjä pyyntöjä (Maksaisitko laskun viimeistään 29.12.2020?) ja kohteliaita sanoja. Lähettäjä asettuu vastaanottajan asemaan ja muokkaa kieltä tälle sopivaksi.
Kohderyhmän mukaan
Kun aletaan pohtia organisaation äänensävyä, on hyvä miettiä kohderyhmää. Kenelle viestitään? Onko sopivaa sinutella? Pitääkö teititellä? Voiko asiakkaita puhutella etunimellä? Minkälaisia viestejä lähetetään? Mitä kanavia käytetään? Jos kohderyhmässä on hyvin erityyppisiä ihmisiä, voi olla turvallisinta lähestyä heitä asiallisesti ja ystävällisesti. Ystävällinen ja selkeä viesti toimii aina.
Lue myös opas Sinuttelu, teitittely, itseen viittaaminen
Kun organisaation somekanavissa viestitään, varminta on käyttää selkeää yleiskieltä, jossa on ystävällinen ja huomioiva sävy. Jos joku organisaation asiantuntijoista on taitava sanankäyttäjä ja hänellä on persoonallinen tyyli, hän voi aivan hyvin viestiä omissa nimissään huumoria hylkäämättä. Twitterissä on monia mainioita tviittaajia, jotka tuskin viestivät työroolissaan samaan tapaan, mutta Twitteriin hauska tyyli sopii.
Mikä sävy valitaan?
Vaatii melkoista kouluttamista, jos organisaatiossa otetaan käyttöön omintakeinen äänensävy. Siihen pitää sitouttaa työntekijät, ja koulia heidät viestimään ehkä itselle vieraalla tyylillä. Sen sijaan jos poikkeava viestintätyyli sopii organisaation brändiin ja imagoon ja on työntekijöille luontevaa, tämä on oiva tapa erottua massasta.
Kehotan jokaista miettimään äänensävyn valinnassa kahta asiaa. Kirjoita selkeästi ja ystävällisesti. Kun esität asiasi kohteliaasti, vastapuolikin todennäköisesti vastaa samalla tavalla.
Älä tee näitä virheitä sähköpostissa
Mikä rooli?
Riippuu myös roolista, miten kirjoittaa. Yksityishenkilöllä on enemmän liikkumavaraa kuin organisaation tiliä päivittävällä. Välillä tilit menevät sekaisin ja jotain hassuja sekaannuksia voi tulla.
WhatsApp, tekstiviesti, Facebook, Messenger, Twitter, sähköposti, Instagram, LinkedIn jne. Siinä joitain kanavia, joissa minä olen. Olen kanavissa sekä yksityishenkilönä että tilien ylläpitäjänä. Täytyy olla tarkkana, jotta muistan roolini.
Kun viestintä painottuu entistä enemmän someen, sisällöntuottajilta vaaditaan ihan uusia taitoja. Sisältöjen pitää olla laadukasta ja puhuttelevaa, vaikka niiden elinkaari on hyvin lyhyt. Pitkäjänteiset sisältösuunnitelmat auttavat paljon, mutta lisäksi pitää olla ajankohtaista sisältöä. Yksittäinen viestijä on melkoisessa työpaineessa, jos joutuu suoltamaan päivityksiä moneen eri kanavaan. Äänensävyn määrittely voi helpottaa työsarkaa.
Äänensävyn määrittämisestä ei kuitenkaan tarvitse tehdä liian monimutkaista. Olipa äänensävysi mikä tahansa, nämä neuvot pätevät kaikkeen viestintään:
- Kirjoita selkeästi.
- Ole ystävällinen.
- Vastaa viesteihin.
- Muista kiittää.
Lähteenä on käytetty myös Eeva Öörnin kirjoitusta Kielikellossa 1/2018: ”Organisaation äänensävy voi sitouttaa tai vieraannuttaa”
Elämänpuu-blogi 