Älä tee näitä virheitä sähköpostissa

Sähköposti on jo niin vanha viestintäkanava tässä somemaailman pyörteessä, että sen hallitsemista pidetään jonkinlaisena kansalaistaitona.

Pysähdy tässä vaiheessa ja vastaa alla esitettyihin kysymyksiin:

  • Minkälaista koulutusta olet saanut sähköpostiviestinnästä?
  • Milloin viimeksi olet osallistunut sähköpostikoulutukseen?
  • Onko nykyisessä työpaikassasi keskusteltu siitä, millaista viestintätyyliä sähköposteissa käytetään?

Sähköpostiviestintä kertoo organisaatiosta aivan yhtä paljon kuin muukin viestintä ellei jopa enemmän. Usein ensimmäinen kontakti otetaan sähköpostitse. On todella tärkeää, miten siihen vastataan. Vai vastataanko lainkaan?

”Sähköpostissa viestitään ystävällisesti ja kohteliaasti.”

Sähköpostissa viestitään ystävällisesti ja kohteliaasti. Tämä ei toteudu, jos ei piittaa alkeellisista käyttäytymissäännöistä.

Nostan kolme yleisintä virhettä, joita sähköposteissa on syytä välttää.

1. Huono otsikko

Sähköpostin otsikolla tarkoitan sitä kohtaa viestin alussa, jossa lukee aihe(kenttä) vastaanottajan alapuolella.

Liian usein lähetämme viestejä, joissa on epämääräinen otsikko. Uutiskirje, tiedote, tärkeää asiaa, palaveri, palautetta ovat esimerkkejä otsikoista, joista lukija ei voi tarkkaan tietää, mitä viesti sisältää.

Koska aihekenttään mahtuu paljon tekstiä, kannattaa käyttää niin selventäviä otsikoita kuin mahdollista. Uutiskirje: hae hallitukseen / Tiedote: Vesivahinko vintillä / Tärkeää asiaa: Toimistolla koronatartuntoja / Palaveri tiistaina 8.12. klo 11 / Palautetta webinaarista 30.11.

Ilahduttavasti ovat lisääntyneet pitkät otsikot. Kun selaamme sähköposteja kännykällä, ne eivät ehkä näy kokonaan. Mutta olen ehdottomasti sitä mieltä, että pitkä tarkentava otsikko on paljon parempi kuin lyhyt ja epätarkka.

Jos viestittää tietystä samasta aiheesta, ei otsikko voi olla aina yksinkertaisesti vain korona. Sitä pitää tarkentaa jollain tavoin, jotta viesti erottuu muista samannimisistä. Meillä on usein myös tapana etsiä vanhoista viesteistä jotain tiettyä viestiä, ja hakeminen menee valtavan hankalaksi, jos on satoja samannimisiä viestejä.

Otsikkoa ei tarvitse kirjoittaa heti, vaan sen voi lisätä vasta myöhemmin. Kunhan ei jätä aihekenttää tyhjäksi.

2. Tyly teksti

Aika usein saa sähköposteja, joita pitää lukea pari kertaa ja ihmetellä, miksi asia on esitetty niin tylysti.

Kännykällä ei kovin pitkää viestiä jaksa naputella. Silloin viesti voi vaikuttaa tylyltä. Vastaanottaja toki näkee, että viesti on tullut kännykästä.

Sähköpostiviesti on kuin kirje. Siinä on alku- ja lopputervehdykset. Miten tervehdit vastaanottajaa? Miten lopetat viestin?

Hyviä ja neutraaleja alkutervehdyksiä ovat Hei ja Terve. Loppuun voi kirjoittaa Terveisin.

Sähköpostiviestintäkin on vuorovaikutusta. Sen kun muistaa, tulee valinneeksi myönteisiä sanoja. Joku todella lukee viestini. Eikä kukaan ehdoin tahdoin halua antaa itsestään tylyä vaikutelmaa. Kiireen taakse ei saa piiloutua.

Alussa voi olla pientä small talkia tähän tyyliin: Olen toimiston uusi sihteeri. Ohessa matkalaskulomakkeita. / Mukavaa kun on satanut lunta. Maisema on paljon valoisampi. / Muutama päivä enää jouluun. / Mitä kuuluu? Onko kiirettä? / Menikö loma mukavasti?

Ihan viestin loppuun voi myös miettiä jotakin kohottavaa. Mukavaa joulunodotusta! / Nähdään ensi vuoden puolella! / Valoa päivääsi! / Kivaa lomaa!

Pienistä huomaavaisista sanoista muodostuu viesti, jota on mukava lukea. Jos viesti sisältää pyynnön, se on kiva toteuttaa. Muistathan myös sanat kiitos ja anteeksi.

3. Tunnekuohussa kirjoitettu viesti

Kukapa meistä ei olisi joskus kirjoittanut sähköpostia adrenaliini virraten ja näppäimistöä hakaten. Lähetä-painiketta on ollut kiire painaa, jotta saa pontevat sanansa eteenpäin. Jonkin ajan päästä iskee valtava katumus. Mitä mä kirjotin?! Sanottua ei saa enää takaisin. Sinne meni.

Muista tämä: Älä lähetä viestiä tunnekuohussa. Voit kirjoittaa tunnekuohussa mieluummin erilliseen tiedostoon, mutta ennen lähettämistä odota hetki, että mieli tasaantuu. Se tasaantuu kyllä.

Kun huomaat, että jokin lukemasi viesti menee tunteisiin, malta hetki. Voit alkaa laatia vastinettasi heti, mutta poista vastaanottajan tiedot lähetyskentästä. Silloin et tule edes vahingossa lähettäneeksi viestiä eteenpäin.

Laita viestisi vielä hetkeksi syrjään ja kävele talon ympäri. Lue viesti sitten rauhallisesti läpi ja pehmennä sanomaa. Jos tuntuu, että haluat sen muokattuna lähettää, nyt voit antaa mennä.

Tämän kaiken ennakoinnin tarkoituksena on välttää jälkihäpeää, mielipahaa ja riitoja.

”Sähköposti ei ole oikea paikka riidellä. Erimielisyydet kannattaa sopia kasvotusten.”

Yksi vastaus artikkeliiin “Älä tee näitä virheitä sähköpostissa

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Google photo

Olet kommentoimassa Google -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s