Sähköpostiviesti vaihe vaiheelta

Sähköpostiviesti on ikään kuin kirje. Kirjeen rakenne ei ole kaikille itsestäänselvyys, varsinkaan jos on syntynyt aikana, jolloin kirjeitä ei juuri lähetetä.

Kirjeellä on selkeä rakenne, jota käytetään myös sähköpostiviestissä. Sen alussa on alkutervehdys tai puhuttelu, sen jälkeen kirjoitetaan varsinainen viesti ja loppuun tulee lopputervehdys.

Alkutervehdys aloittaa viestin

Alkutervehdyksistä tavallisin lienee Hei, mutta on muitakin vaihtoehtoja: Terve, Tervehdys, Moi, Moikka. Jos on epävarma vastaanottajan tyylistä, on varminta valita alkuun juuri tuo Hei. Alkutervehdys toimii ilman välimerkkiä. Sen perään voi lisätä huutomerkin, jos haluaa. Minun käsittääkseni tämä tapa on vähenemässä. Hein perään voi lisätä myös pilkun, kunhan muistaa sen jälkeen aloittaa varsinaisen viestin pienellä kirjaimella.

Alkutervehdyksessä voi osoittaa, kenelle kaikille viesti on lähetetty. Aina vastaanottaja ei hoksaa katsoa, onko viestillä muita vastaanottajia. Lähettäjä on voinut käyttää myös piilokopioita, jolloin vastaanottajat eivät näy.

Sähköpostiviestissä voi mennä heti asiaan. Käytä selkeää kieltä ja esitä asiat lyhyesti. Joskus liian lyhyestä ilmaisusta saattaa tulla tyly vaikutelma. Sen tähden on hyvä lukea viesti rauhassa läpi ennen kuin sen lähettää.

Moikka.
Voisinko Saada osoitteiston?
Iso kiitos.
Tarmo

Edellä esitetty viesti on aito. Se muistuttaa enemmän tekstiviestiä kuin sähköpostiviestiä. Ymmärrän ettei aina kiireessä jaksa muotoilla asiaansa pitkästi, mutta lähettäjästä ei saa kovin kohteliasta kuvaa tuon viestin perusteella. Siinä on myös virheitä, vaikka teksti on todella lyhyt. Alkutervehdyksen jälkeen ei käytetä pistettä. Oudosti Saada-verbi on kirjoitettu isolla. Vaikka lopussa on ”Iso kiitos.”, tämä ei kuulosta kohteliaalta. Lopputervehdystä ei ole.

Pienikin muotoilu tekee sävystä piirun verran ystävällisemmän.

Moikka

Voisinko saada tuoreen osoitteiston? Meiltä on tulossa uusi tiedote, ja sen jakeluun tarvitsen osoitteiston.
Kiitos etukäteen!

Kevätterveisin
Tarmo

Jos olet vastaamassa viestiin, on hyvä aloittaa oma viesti kohteliaasti: ”Kiitos viestistäsi.”

Käytä listoja ja luetteloita

Sähköpostiin sopii mainiosti erilaiset listat ja luettelot, koska ne helpottavat viestin silmäilemistä.

Muista ottaa mukaan
* makuupussi
* pyyhe
* eväät.

Pyydän vastaamaan seuraaviin kysymyksiin:
1) Tuletko omalla kyydillä vai bussilla?
2) Yövytkö hotellissa vai mökissä?

Ohjelma
Klo 9                  aamukahvit
Klo 9.30            luento hyvinvoinnista
Klo 12                lounas
Klo 13                opastettu kävelykierros
Klo 15.30          lopetus

Sähköpostissa on hyvä suosia lyhyitä kappaleita ja erottaa ne toisistaan tyhjällä rivillä. Asiat kannattaa jäsennellä aiheittain ja käyttää väliotsikoita.

Lopputervehdys

Kirje ja sähköpostiviesti päätetään lopputervehdykseen. Tuttu ja turvallinen lopputervehdys on Terveisin. Ystävällisin terveisin on aavistuksen virallisempi, mutta oikein käypä sekin. Ennen lopputervehdystä voi kirjoittaa myös jonkinlaisen toivotuksen, kuten Mukavaa viikkoa!, Kivaa päivää!, Aurinkoa viikkoon! ja niin edelleen. Mielestäni ne kohottavat tunnelmaa ja tuovat hyvän mielen. Tiedän tosin ihmisiä, ketkä eivät voi sietää lopputoivotuksia, mutta sen tähden niitä ei tarvitse välttää.

Lopputoivotuksen perään lisätään huutomerkki, mutta lopputervehdys on ilman välimerkkiä. Sen perässä ei käytetä pilkkua, vaikka se englannin kielestä onkin lainautunut joihinkin viesteihin.

Terveisin
Tuija

Mukavaa viikkoa!
Kevätterveisin
Olavi

Lopputervehdykseen en käyttäisi lyhenteitä. Esimerkiksi YT tai yt voi tuoda jonkun mieleen tuoda yt-neuvottelut. Aina jos on epäselvää, mitä lyhenne tarkoittaa, sana kannattaa kirjoittaa kokonaan.

Vaikka Kielitoimiston ohjeessa sanotaan, että lopputervehdyksen ja nimen voi kirjeessä kirjoittaa myös samalle riville, selkeyden vuoksi minusta on parempi kirjoittaa ne sähköpostissa allekkain.

Aurinkoisin terveisin
Tuija

Sähköinen allekirjoitus

Oman käsitykseni mukaan työpaikoilla annetaan sähköpostiviestien kirjoittamisesta ohjeita lähinnä sähköiseen allekirjoitukseen. Sen kuuluu olla yhtenäinen. Muuhunkin viestintään kannattaisi puuttua ja laatia napakat yhteiset ohjeet, miten viestejä kirjoitetaan.

Koska sähköposti on hiukan verran rennompi kanava kuin perinteinen kirje ja koska viesti lähtee henkilökohtaisesta osoitteesta, lopputervehdyksen jälkeen voi usein kirjoittaa pelkän etunimen. Tämän jälkeen voi miettiä, millaisen rimpsun muita tietoja lisää viestiin. Toivomuksena on, että edes puhelinnumero on aina viestin perässä. Vastaanottaja saattaa etsiä sitä vanhoista sähköposteista. Lisäisin harkitusti muita tietoja, kuten osoitteen ja somekanavat.

Laura Liimatainen
assistentti
0400 123 4567

Kalevi Kumpula
Multakatu 200
99500 LAPPI

Viestin otsikointi

Säästäisimme työpaikoilla ja muuallakin hurjasti aikaa, jos malttaisimme otsikoida sähköpostiviestit järkevästi. Otsikointi on minusta sähköpostiviestin tärkein kohta.

Tässä esimerkkejä heikoista otsikoista:

Suruopisto

Arvaatko että näin otsikoidulla viestillä pyydetään käyttöön jäsenrekisterin osoitteistoa. Otsikko Suruopisto viittaa lähettäjän yritykseen. Parempi otsikko olisi: Voisiko Suru opisto saada osoitteiston?

Meiliosoitteeni!

Tämän viestin lähettäjä on otsikoinut viestinsä näin. Lähettäjä kertoo uudesta sähköpostiosoitteestaan. Parempi muotoilu olisi: Meiliosoitteeni on muuttunut

Medialista

Lähettäjä käyttää tämmöistä otsikkoa, kun hän pyytää tuoreinta osoitteistoa käyttöönsä. Tarkempi otsikko olisi: Voisinko saada medialistan?

Otsikon voi kirjoittaa viestiin myös viimeiseksi, kunhan sitä ei unohda. Mahdollisimman tarkka otsikko palvelee vastaanottajaa ja on kohteliasta viestintää. Sähköposteja luetaan kiireessä, ja otsikon pitäisi kertoa oleellinen sisältö viestistä. Otsikon perusteella voi jo päätellä, onko asia kiireinen.

Otsikkoon kannattaa lisätä aina myös päivämäärä, jos se koskee oleellisesti viestiä.

Remontti alkaa tiistaina 11.4. klo 9

En pääse hallituksen kokoukseen 25.5. klo 17

Taloyhtiön jouluglögit la 9.12. klo 13

Ei kaikkia asioita sähköpostissa

On asioita, joita ei kannata setviä sähköpostissa. Kovin henkilökohtaisia ja intiimejä viestejä ei kannata lähettää. Suuttuneena voi kirjoittaa viestin, kunhan ei lähetä sitä tunnekuohussa. Riitely on myös ikävää sähköpostissa. Ylipäätään monimutkaisten asioiden ruotiminen ei sovi sähköpostiin. Tällaisissa tapauksissa voi soittaa tai keskustella asiasta kasvotusten.

Lähteenä käytetty Kielitoimiston ohjepankkia

Lue myös:

Älä tee näitä virheitä sähköpostissa

Kehitä sähköpostiviestintää