Opiskelin Helsingin Sihteeriopistossa 1990-luvulla. Käytimme koulussa sähkökirjoituskonetta (kyllä!) ja tietokoneella Word Perfect -ohjelman dos-versiota. Tietäjät tietävät, että tekstin tuottaminen noilla välineillä oli vaivalloisempaa kuin nykyään.
Liikekirjeenvaihtoa opiskelin suomeksi, ruotsiksi, englanniksi ja saksaksi. Keskeinen osa ainakin suomenkielisissä asiakirjoissa oli asiakirjastandardin mukainen asettelu. Teksti sijoitettiin paperille siten, että tietyt asiat löytyivät aina samoista kohdista. Tämä helpotti sekä kirjoittajan että lukijan työtä. Usein tarjouksissa ja muissa asiakirjoissa käytettiin myös samantyyppisiä aloitusfraaseja ja lopetuksia. Asiakirjat olivat helposti silmäiltäviä ja kieli yksinkertaista.
Työpaikoilla sihteerit laativat pääsääntöisesti työpaikan asiakirjat, koska heillä oli siihen riittävä osaaminen ja koulutus. Sihteerien ja assistenttien työnkuvaan kuului tekstien oikoluku ja kielenhuolto.
Asiakirjat lähetettiin yleensä eteenpäin postitse. Jos oli oikein kiire, käytettiin faksia. Sähköposti teki vasta tuloaan 1990-luvun puolivälissä, ja meni aikansa ennen kuin se syrjäytti muut viestintäkanavat.
Maailma on muuttunut tuosta ajasta, ja niin sen pitääkin. En sano, että ennen oli paremmin, mutta ennen oli selkeämpää.
Nyt viestintä on pirstaloitunut. Meillä on käytössä toinen toistaan kätevämpiä viestintäkanavia, kuten pikaviestipalvelut, sosiaalinen media, internet ja sähköposti.
Kielikin on pirstaloitunut. Puhekieltä ja kirjakieltä eli yleiskieltä ei aina erota kunnolla toisistaan. Uusia kielimuotoja on ilmestynyt, koska eri kanavissa voi kirjoittaa aika vapaasti. Julkaisukynnys on madaltunut, ja kukin saa viestiä tahollaan niin kuin haluaa. Työpaikoilla sihteerit ovat vähentyneet ja entistä useammin asiantuntijat laativat itse tekstinsä.
Selkeät sävelet sähköpostissa
Kun sähköposti luikerteli yhdeksi työpaikkojen viestintäkanavaksi, siitä ei tiedetty paljon. Alkuun se oli uutta ja jännää. Viestejä lähetettiin koemielessä ja kysyttiin, tuliko perille. Sitä ei oikein otettu vakavasti. Vaivihkaa sähköpostista tuli kuitenkin merkittävä viestintäkanava. Sähköpostiviestinnästä järjestettiin jonkin verran koulutuksia, joissa usein keskityttiin muuhun kuin kirjoittamiseen. Kuinka viestejä voi merkitä tärkeysjärjestykseen, miten automaattinen poissaoloviesti pannaan päälle, miten nopeasti viesteihin pitää vastata ynnä muihin teknisiin asioihin. Kirjoittaminen jäi taka-alalle.
Opetan työelämän kirjoitustaitoja verkkokurssilla ja painotan opetuksessa sähköpostiviestintää. Vain harva on saanut jonkinlaista koulutusta sähköpostista. Oppikirjoissakin sähköpostiviestintä on usein todella pienessä osassa. Toisen asteen ja korkea-asteen oppikirjoissa puhutaan onneksi selkeästä ja ymmärrettävästä kielestä, mutta niissä saattaa olla sähköpostista asiaa vain puoli sivua. Puoli sivua. Tärkeimmästä käytössä olevasta viestintäkanavasta.
Sähköpostiviestintä mielletään henkilökohtaiseksi asiaksi, johon ei ole oikein soveliasta puuttua. Sähköpostin osoite on henkilökohtainen, eivätkä muut näe toisten viestejä. Harvemmin kysytään neuvoa kollegoilta, miten viesti pitäisi muotoilla. Kiire ajaa lisäksi siihen, että viestit lähetetään viimeistelemättä ja miettimättä eteenpäin.
Tässä on minusta iso riski mennä harhaan ja viestiä huonosti.
Ystävällinen ja kohtelias äänensävy
Verkkokursseillani linkitän opiskelijoille luettavaksi muun muassa blogitekstejäni, joissa käsittelen ystävällistä ja kohteliasta kieltä. Eräs opiskelija totesi, että kaikkien olisi hyvä lukea ”Miten valita oikea äänensävy”, koska se on miniopas ystävälliseen viestintään. Tekstissä on paljon yksinkertaisia neuvoja. Yhden blogitekstin lukemiseen on kaikilla aikaa, ja se voi viedä viestintää isoin askelin eteenpäin.
Viestinnän merkitys kasvaa koko ajan. Ei riitä, että otamme käyttöön entistä useampia ja nopeampia ja tehokkaampi kanavia. Niissä pitää olla myös selkeää ja ymmärrettävää sisältöä. Ja juu, visuaalisuus korostuu sosiaalisessa mediassa, mutta tarvitsemme myös selkeää kieltä. Sisältö perustuu kieleen. Pitää ottaa haltuun hyvä suomen kieli ja kirjoitustaito. Vasta sen jälkeen voidaan lähteä hiomaan muita asioita. Kaikista ei tarvitse koulia ammattikirjoittajia, vaan hyvä perustaito riittää.
Työelämän teksteissä pääsee pitkälle jo sillä, että tunnistaa erilaisten tekstilajien piirteet ja vaatimukset. Myös tekstin asettelulla on merkitystä, kun vastaanottaja lukee viestiä. Pieni rosoisuus tekstissä ei haittaa, jos kieli muutoin on selkeää, ja viesti on kirjoitettu kohteliaasti ja ystävällisesti.
Ota haltuun kaupankäynnin perusasiakirjat: tarjouspyyntö ja tarjous
Kun yhtenäisiä kirjoitusohjeita mietitään työpaikalla, alkuun pääsee näillä kolmella kysymyksellä:
- Miten asiakkaita puhutellaan? Sinuttelu, teitittely.
- Miten reklamaatioihin vastataan?
- Millaisia käytäntöjä on sähköpostissa? Alku- ja lopputervehdykset, viestin asettelu, puhuttelu.
Elämänpuu-blogi 