Ota haltuun kaupankäynnin perusasiakirjat: tarjouspyyntö ja tarjous

Kaupankäynnissä sekä ostaja että myyjä haluavat tehdä mahdollisimman hyvät kaupat. Kauppaa voidaan hieroa suullisesti tai kirjallisesti.

Kaupankäynnin perusasiakirjoja ovat tarjouspyyntö, tarjous, tilaus, tilausvahvistus ja lasku. Aina näitä kaikkia asiakirjoja ei tarvita, jos esimerkiksi asiakassuhde on vakiintunut. Asiakas voi tilata tavaraa suoraan.

Kirjallisessa viestinnässä käytetään usein asiakirjastandardin mukaan laadittuja asiakirjoja. Monissa organisaatioissa on kuitenkin käytössä omat asiakirjapohjat, jotka noudattavat organisaation linjaa.

Kaupankäynnin asiakirjoissa ei tarvitse löpistä turhia. Teksti on pelkistettyä ja noudattaa vakiintuneita käytäntöjä. Asiakirjat laaditaan huolellisesti, niiden sävy on kohtelias ja kaikki tiedot löytyvät vaivatta. Sivuotsikot tai väliotsikot helpottavat lukemista ja asioiden löytymistä. Oikeinkirjoituksen kanssa on syytä olla tarkka, jotta esimerkiksi numerot ja merkit on oikein kirjoitettu.

Useimmiten tarjouspyyntöjä ja tarjouksia, miksei laskujakin, lähetetään sähköpostitse.

Tarjouspyyntö

Tarjouspyynnön avulla voi haarukoida, keneltä kannattaa ostaa palvelu tai tuote. Tarjouspyyntö ei sido lähettäjää, joten on tavallista lähettää niitä useampaan paikkaan, varsinkin kun kilpailuttaa tuotetta tai palvelua.

Jokainen tarjouspyyntö pitää kuitenkin laatia mahdollisimman huolellisesti, jotta saa myös mahdollisimman tarkan tarjouksen. Yksityiskohtien tulee olla kunnossa.

  • Jos pyytää tarjousta koulutustilaisuuden järjestämisestä, pitää kertoa, kuinka monelle tilaisuus järjestetään, milloin se alkaa ja loppuu, koska ja mitä syödään, minkälaista oheisrekvisiittaa tarvitaan ja niin edelleen.
  • Jos taas pyydetään tarjousta uusista toimistohuonekaluista, täytyy eritellä, kuinka monta tuolia, pöytää, kirjahyllyä tarvitaan, minkä värisiä, mitä mallia ja niin edelleen.

Tarjouspyynnössä pitää myös kertoa, mihin mennessä tarjouksen pitää olla perillä. Toimitusaika on tärkeä niin ikään.

Toimitusehto voi myös vaikuttaa tuotteen hintaan, ja kannattaakin ottaa selvää, kuuluuko hintaan kuljetus perille vai ei.

Kun omat toivomukset tarjouksen kohteesta on eritelty mahdollisimman tarkkaan, säästytään turhilta tarkistussoitoilta. Vastaanottaja osaa laatia tarjouksen toiveiden mukaan.

Esimerkki tarjouspyynnöstä:

Aihe: Tarjouspyyntö lakritsista

Hei

Makupalan uusi liike on avattu kauppakeskus Selloon. Pyydämme teiltä tarjousta lakritsista seuraavasti:

Sekalaku 300 pussia
Lakupiippu 50 pakettia
Toffeelaku 200 pussia
Sitruunalaku 200 pussia

Toimitusaika lokakuu 2020

Toimitusosoite
Kauppakeskus Sello
Leppävaarankatu 3−9, 3. kerros
02600 Espoo

Pyydämme tarjousta 30.9. mennessä.

Ystävällisin terveisin
Maikki Lötjönen
Puh. 09 566 432

Tarjous

Tarjouksen luotettavuutta vahvistaa se, että se on huolellisesti laadittu ja yksityiskohdat on eritelty tarjouspyynnön mukaan. Tarjous on juridisesti sitova asiakirja, joten siihen ei voi kirjoittaa mitä tahansa.

Tarjouksen alussa kiitetään tarjouspyynnöstä ja sen jälkeen eritellään, minkälaista palvelua tai tuotetta on saatavilla. Ehdot kerrotaan yksityiskohtaisesti.

Tarjouksessa vastataan kaikkiin tarjouspyynnössä esitettyihin kysymyksiin. Loppuun kannattaa lisätä myös maininta voimassaoloajasta.

Esimerkki tarjouksesta:

Aihe: Tarjous lakritsista

Hei

Kiitämme tarjouspyynnöstänne ja tarjoamme teille lakritsia seuraavasti:

Sekalaku 300 pussia, 600 euroa
Lakupiippu 50 pakettia, 100 euroa
Toffeelaku, 200 pussia, 500 euroa
Sitruunalaku, 200 pussia, 500 euroa

Toimitusaika lokakuu 2020

Toimitusosoite
Kauppakeskus Sello
Leppävaarankatu 3−9, 3. kerros
02600 Espoo

Toimitusehto
Hinnat sisältävät kuljetuksen perille.

Makeisterveisin
Talvikki Huhtala
Puh. 050 223 445

Vihdin lakritsi
Karhulantie 1
01300 Vihti

Tilaus ja tilausvahvistus

Tilaus sitoo ostajaa samalla tavalla kuin tarjous myyjää. Kaupat lyödään lukkoon. Tilauksessa toistetaan kaikki samat tiedot kuin tarjouksessa. Kun ostaja lähettää tilauksen, hän sitoutuu ostamaan tavaraa tai palvelua tarjouksessa mainituin ehdoin.

Tilausvahvistuksessa toistetaan vielä samat tiedot kuin tarjouksessa ja tilauksessa. Jos kaupoista on sovittu suullisesti, tilausvahvistuksesta jää kirjallinen dokumentti molemmille osapuolille.


 

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Google photo

Olet kommentoimassa Google -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s