Sain sähköpostiini hiljattain viestin, jossa ei ollut päätä eikä häntää. Tässä ote tekstistä:
– – selviääköss ne suuret terveydelliset vaikutteet silmiinpistämisestä..jossain näköönerikoistuneilla sokeidenpajoilla jossa niittä puu-lusikoita ja haarukoita syntyy sokevan tehtailla.. – –
Koska en tunne lähettäjää, voin vain arvailla syitä, miksi viesti on lähetetty tai miksi se on kirjoitettu niin epäselvästi. Tekstistä on vaikea ottaa selkoa, koska siinä on runsaasti kirjoitusvirheitä, välimerkkejä ei ole käytetty ja sisältö on epätarkka. Kirjoittaja on ikään kuin purskauttanut sanottavansa sellaisenaan sähköpostiin, eikä millään tavalla muotoillut sitä.
Isoin haitta tällä hetkellä ovat kuitenkin ne tekstit, jotka on näennäisesti kirjoitettu oikein mutta joita on vaikea ymmärtää. Niissä ei ole pinnalla virheitä, mutta sanoma on epäselvä. Lukija lukee tekstiä eestaas, mutta ei saa tolkkua sisällöstä.
Tekstin vaikeaselkoisuus johtuu usein siitä, että kirjoittaja on vyöryttänyt ajatuksenjuoksuaan tekstiksi miettimättä sen enempää jäsentelyä. Päässä voi hahmotella tekstiä rönsyilevästi, mutta kirjoitettuna sen pitää olla harkittua ja mietittyä. Paperilla teksti etenee järjestyksessä alusta loppuun.
Ymmärrettävyyden ja luettavuuden kannalta on pahinta, jos tekstissä poukkoillaan asiasta toiseen. Tärkein neuvo kirjoittajalle onkin: Ole johdonmukainen ja esitä asiat jossain loogisessa järjestyksessä.
Esittelen viisi erilaista jäsentelyehdotusta. Ota näistä käyttöösi sinulle sopivat.
1. Tiedote – tärkein asia ensin
Tiedotteen rakennetta voi verrata kärjellään seisovaan kolmioon. Tärkein ja painavin asia kerrotaan ensin. Tämä jäsentelytapa sopii moneen tekstiin. Tiedotteiden lisäksi monissa sähköpostiviesteissä voi hyödyntää kärkikolmiorakennetta. Silloin lukija saa heti tarvittavan tiedon tekstin alussa. Jos ja kun hän lukee eteenpäin, tietoa tarkennetaan ja taustoitetaan.
Kirjoittaja joutuu tietenkin miettimään, mikä hänen viestissään on keskeistä ja minkä hän sijoittaa alkuun. Jos kertoo tulevasta piharemontista, vastaanottaja haluaa varmasti ensimmäiseksi tietää, milloin se alkaa ja mitä siinä tehdään.
Lue myös: Miten kirjoitetaan tiedote
2. Aihepiireittäin
Kun kyseessä on laajempi teksti, aihepiirijärjestys on yksi hyvä tapa jäsentää sitä. Monessa esitteessä tai oppaassa asiat on esitetty aihepiireittäin. Pitkissä sähköpostiviesteissä voisi myös useammin esittää asioita aiheittain ja käyttää väliotsikoita. Uutiskirjeissä on usein esitetty asioita aihepiireittäin.
Kirjoittaja poimii tekstistään keskeiset aiheet ja ryhmittelee tekstiä niiden alle.
Lue myös: Laadi kiinnostava uutiskirje
3. Aikajärjestyksessä
Kun selostetaan tapahtumien kulkua, on luontevaa käyttää aikajärjestystä. Kokouksen pöytäkirjassa tai muistiossa esitetään asiat siinä järjestyksessä, kun ne on kokouksessa käyty. Esityslista kertoo järjestyksen, jonka mukaan edetään.
Jos ryhmittelee piharemontin etenemisvaiheita, voi olla hyvä käyttää väliotsikoita, joissa kerrotaan ajankohta ja mitä silloin tapahtuu. Maaliskuussa suunnitellaan, huhtikuussa tehdään pohjatyötä, toukokuussa istutetaan ja niin edelleen. Lukijan on helppo seurata etenemistä.
Hyvä esimerkki aikajärjestyksestä ovat ruokareseptit. Niissä kerrotaan vaiheittain, miten ruoka valmistetaan.
4. Vastakohtien esittely
Kun esitellään esimerkiksi kaksi vaihtoehtoa, voi ottaa käyttöön vastakohtajärjestyksen. Kummankin vaihtoehdon kohdalle voi listata hyviä ja huonoja puolia. Lukija saa eriteltyä tietoa ja osaa tehdä päätöksen helpommin.
Jos työpaikalla verrataan kahta palveluntarjoajaa, voidaan listata näiden ominaisuuksia. Mitä on tarjolla? Kuinka paljon maksaa? Mitä hyötyä saadaan?
5. Ongelmanratkaisu
Jos tiedotteessa mennään suoraan asiaan, ongelmanratkaisujäsentelyssä kerrotaan ensin tarkasti taustoja ennen kuin ratkaisu esitetään. Tutkimusraporteissa tämä rakenne on tyypillinen. Kiireinen lukija saa käsityksen tutkittavasta aiheesta, kun lukee johdannon ja sen jälkeen yhteenvedon. Mutta perusteellisemman käsityksen saa, kun lukee raportin kokonaan.
Tämä jäsentelymalli on omiaan pitkiin teksteihin. Myös pitkissä lehtijutuissa voi hyödyntää tätä rakennetta.
Minkälaisia kappaleita?
Käytitpä minkälaista jäsentelyä tahansa, ryhmittele asiat niin, että yhdessä kappaleessa on yksi asia. Tämä on hyvä nyrkkisääntö. Kappaleet saavat olla vaihtelevan pituisia, jotta tekstissä on rytmiä. Mukana voi siis olla pitkiäkin kappaleita, joissa on monta virkettä ja toisaalta taas vaikka vain yhden virkkeen pituisia kappaleita.
Väliotsikoita on hyvä viljellä riittävästi. Listat ja luettelot auttavat lukijaa hahmottamaan sisältöä.
Selkeä mieli ja selkeä kieli auttavat hahmottamaan sanottavan ja järjestämään sen lukijalle siten, että lukeminen on miellyttävää ja että asiat löytyvät vaivatta.
Lähteenä on käytetty Tekstintekijän käsikirjaa (Katariina Iisa, Salli Kankaanpää, Aino Piehl)
Elämänpuu-blogi 